Porządek w plikach – system nazewnictwa dokumentów

Niech podniesie rękę ten, kto chociaż raz bezskutecznie próbował odszukać jakiegoś pliku w otchłani swojego komputera. Jest nas z pewnością duże grono. Można by powiedzieć, że dzięki temu nie czujemy się samotni, ale uwierzcie mi, to żadne wytłumaczenie.

Sprawa nie jest beznadziejna, chociaż na pewno nie komfortowa, gdy w grę wchodzi np. szukanie zdjęcia sprzed kilku lat z imienin cioci Krysi. Gorzej kiedy prowadzimy, własną firmę, mamy klientów, projekty, rachunki, faktury i nagle okazuje się, że jakiś projekt przepadł. Oddech coraz bardziej przyspiesza, ręce się pocą i choć za oknem jest zero stopni, czujemy jakby przy komputerze panowały warunki tropikalne. Sama nie raz byłam w takiej sytuacji, ale na moje szczęście nigdy nie dotyczyło to ważnych dokumentów, a jakiś prac, czy zdjęć z czasów szkoły średniej.

Z reguły jestem osobą pilnującą porządku, zarówno w swoim bliskim otoczeniu, jak i na dysku komputera. Zwykle to ja stoję na straży ładu i harmonii. Nie zmienia to faktu, że mam na swoim koncie kilka grzeszków.

Porządkowanie folderów

Przez tych kilka lat pracy jako projektant graficzny, ilość plików na moim komputerze znacznie wzrosła. Aktualnie jestem na etapie porządkowania dosłownie wszystkich plików, które posiadam zarówno na dysku komputera, jak i na dysku zewnętrznym. To długi proces, ale wiem że potrzebny.

Pewnie wielu z Was zastanawia się, jak porządkować, grupować i nazywać pliki, aby nie wprowadzać chaosu w cyfrowych dokumentach? Przedstawię Wam, jak ja sobie z tym radzę. Skupię się na plikach związanych z działalnością, którą prowadzę tzn. projektowaniem graficznym. Wypracowany system to efekt doświadczenia i pracy w drukarni oraz agencji marketingowej, gdzie codziennie przez skrzynkę mailową przepływały dziesiątki plików.

O to moje wskazówki, jak przechowywać pliki:

• utwórz jeden zbiorczy folder i nazwij go nazwą firmy np. GminaNowa  

• w folderze zbiorczym nazwij kolejne foldery datą wykonywanego zlecenia np. 12_03_2020 lub tytułem zlecenia np. plakat_piknik

Kiedy przechodzimy do folderu z konkretnym tematem, jak logo, wizytówka, plakat, to tutaj zaczyna się bardziej skomplikowany proces. Mogą pojawiać się materiały od klienta, takie jak zdjęcia teksty, inspiracje, pliki do druku, poglądowe i oczywiście niezliczona ilość wersji danego projektu, poprawiana dziesiątki razy. Kto z nas tego nie zna. Nie panikujmy, tylko zdrowy rozsądek i przemyślany schemat nazewnictwa, może pomóc nam nie utonąć w wirtualnych dokumentach.

Przeanalizujmy system nazewnictwa, o to kilka wskazówek:

• nazwij folder ze zleceniem nazwą projektu oraz nazwą firmy. Dodatkowo jeśli ułatwi Ci to pracę, możesz dodać datę. Przykłady: plakat_piknik_GminaNowa lub 12022020_ plakat_piknik _GminaNowa

Foldery główne

W  folderze z danym projektem utwórz kilka folderów, w których będziesz gromadzić wszystkie materiały związane z konkretnym zleceniem:

• inspiracje/moodboard – tu mogą znaleźć się zarówno zdjęcia jak i teksty, to od Ciebie zależy czy wrzucisz wszystko luzem czy do folderów: zdjęcia, teksty, PDF itd.

• materiały – to pliki, dzięki którym zbudujesz swój projekt: zdjęcia, teksty, grafiki, ikony, fonty. Je również możesz pogrupować w osobne foldery. Tutaj znajdą się również materiały od klienta.

• robocze – to tak zwane „pliki otwarte” z konkretnego programu graficznego, w którym składasz projekt np. InDesign, Illustrator, Photoshop

• poprawki – to mogą być przeróżne pliki od PDF, po JPG, które dostaniesz od klienta

• podgląd – to zapisany plik poglądowy projektu

• druk – to ostatni plik, który zamyka projekt, dalej jest już etap produkcji

Nazewnictwo plików

Na razie pokazałam Tobie jak możesz grupować wszystko w poszczególnych folderach. Teraz przedstawię jaki ja mam sposób na nazywanie plików:

• folder robocze – data_nazwa_format_klient np. 12122020_plakat_piknik_A3_GminaNowa

• folder poprawki – numer poprawki_data_nazwa_format_klient_POPRAWKI np.  01_12122020_plakat_piknik_A3_GminaNowa_POPRAWKI

• folder podgląd – numer wersji_data_nazwa_format_klient_PODGLAD np. np. 01_12122020_plakat_piknik_A3_GminaNowa_PODGLAD

• folder druk – data_nazwa_format_klient_DRUK np. 12122020_plakat_piknik_A3_GminaNowa_DRUK

Może to wszystko wydawać się banalne, ale z własnego punktu widzenia, wiem że dopiero kiedy ktoś pokazał mi, w jaki sposób można porządkować pliki, zrozumiałam jakie to ma ogromne znaczenie i jak bardzo jest przydatne. Powyższy system możesz dowolnie modyfikować w zależności od swojej branży i plików jakie posiadasz.

W cyklu artykułów Porady grafika będę przedstawiać swoje metody i wskazówki, które pomagają mi w codziennej pracy. Jeśli uważasz, że takie treści są przydatne, pozostaw komentarz. Jeśli masz propozycje na kolejne artykuły, napisz do mnie.